Contas pagas: o que você deve guardar e o que pode jogar fora

Já aconteceu de você receber correspondência de um fornecedor cobrando uma despesa que você sabe que já pagou? Pois é, pagou mas não tem como provar, porque não guardou ou não sabe onde guardou o comprovante?

Para comprovar o pagamento você precisa achar o boleto, a fatura, o extrato bancário, seja qual for a forma de pagamento utilizada. São muitos os comprovantes e os recibos de contas pagas que vão se acumulando, desorganizadamente, em gavetas, envelopes, pastas, bolsas, em casa ou no escritório. Será que estamos guardando os documentos certos? Por quanto tempo temos que guardá-los?

Não há regra única nesse assunto. Alguns documentos devem ser mantidos por prazo bem longo; outros, não. Segundo o Código Civil, cada obrigação contratual tem prazo específico para o credor exigir seu cumprimento. Passado esse período, a dívida prescreve, ou seja, não poderá mais ser cobrada, mesmo que não tenha sido paga.

IMPOSTOS

Carnês de IPTU, declarações do IR e outros documentos devem ser guardados por cinco anos, contados do primeiro dia útil do ano seguinte ao do pagamento.

Significa, na prática, que o prazo pode chegar a seis anos. Esse é o prazo para a União, os Estados, o Distrito Federal e os municípios cobrarem os contribuintes.

Aluguel e condomínio

Guarde os recibos de pagamento de aluguel por três anos e os de condomínio por cinco anos. Vale a pena solicitar à administradora do condomínio, em intervalos de tempo, uma declaração de que você não possui débito.

CRÉDITO IMOBILIÁRIO

Para os imóveis, conserve os recibos de pagamento das parcelas até que seja feito o registro da escritura no Cartório de Registro de Imóveis. Depois disso, o comprador adquire a propriedade plena sobre o imóvel.

Os recibos de consórcio devem ser mantidos até que a administradora oficialize a quitação do pagamento do bem e este seja liberado.

Consórcios

Para os consórcios, deve-se manter os comprovantes até que seja dada a quitação. A liberação da alienação fiduciária é a prova de que o pagamento foi feito.

PLANO DE SAÚDE

Guarde por cinco anos os recibos de assistência médica. Quem tem contrato de seguro-saúde deve guardar os documentos por um ano.

CARTÃO DE CRÉDITO

Mantenha os comprovantes dos pagamentos do cartão de crédito por cinco anos. Para discussão dos juros aplicados, o prazo é de três anos.

GARANTIAS

Se adquirir um bem durável (eletrodomésticos, eletroeletrônicos ou veículos automotores), guarde a nota fiscal durante toda a vida útil do produto.

Assim, poderá garantir-se contra o chamado “vício oculto”, um defeito que pode aparecer após a garantia do fabricante e que não surge pelo desgaste natural do bem.

Em relação a produtos e serviços não duráveis (alimentos, por exemplo), preserve o documento pelo menos durante o prazo da garantia legal de 30 dias.

INSS

Para efeito de Previdência Social, profissionais autônomos devem guardar o carnê do INSS até o pedido do benefício da aposentadoria. Pelo mesmo motivo, trabalhadores devem guardar os contracheques.

QUITAÇÃO

De acordo com a lei nº 12.007/2009, as empresas prestadoras de serviços públicos ou privados são obrigadas a emitir e a encaminhar ao consumidor declaração de quitação anual de débitos.

Portanto, sempre que você receber uma declaração de determinado fornecedor afirmando a quitação de seus compromissos em determinado exercício, guarde apenas essa declaração e jogue fora todos os boletos e documentos relativos aos 12 pagamentos feitos durante o exercício considerado quitado.

ORGANIZE

Não basta guardar. Organize a papelada para que você saiba onde está e como pode achar determinado comprovante. Adote um método com o qual você se sinta confortável e no controle da situação. Separe por tipo de conta, ou por ordem de vencimento (meses) e por ano.

Aproveite a tecnologia dos tempos modernos e transforme os documentos em arquivos digitais que podem ser arquivados em uma pasta no seu computador.

Lembre-se de manter um arquivo “backup desse” e de outros arquivos digitais.

Conheça o Código de Defesa do Consumidor e consulte o site do Idec (Instituto Brasileiro de Defesa do Consumidor).

Fonte: Marcia Dessen, Folha de S.Paulo