Cartões corporativos numa empresa

Empresas privadas têm controle rigoroso
O Globo - 9/2/2008

Funcionários têm de comprovar gastos e podem ser punidos se usarem cartões indevidamente

Nice de Paula*

O uso de cartões de crédito corporativos é comum nas grandes empresas, mas há regras e controle rigoroso dos gastos. A primeira regra, segundo o executivo de uma grande companhia de energia, é que o funcionário não pode usar o cartão para saque de dinheiro.

— O empregado recebe a senha do cartão, mas não pode usar para sacar em caixa automático — conta o executivo, que também já teve cartões em empresas de outras áreas e preferiu não se identificar.

Segundo ele, sua empresa atual não permite o uso do cartão em postos de gasolina. O objetivo principal é o uso como verba de representação: por exemplo, para almoço ou jantar com algum convidado. Além da cópia da boleta do cartão, é preciso entregar cópia da nota fiscal do estabelecimento onde foi feita a despesa e uma justificativa para o gasto.

Os valores disponíveis variam de acordo com a empresa e o cargo do executivo, mas a maioria impõe um limite mensal de gastos para o cartão. Numa empresa de telefonia, os limites do cartão corporativo variam de R$5 mil a R$20 mil nos níveis de gerente e diretoria, e há cartões sem limites para alguns executivos. Numa multinacional do setor químico, o cartão é dado a funcionários dos mais variados cargos e não apenas a diretores ou gerentes que possuem o benefício.

— Depende muito da função. Se ele faz muito serviço externo, tem gastos com almoços e transporte, terá um cartão — diz um executivo.

“O gasto tem que ser compatível com a função que a pessoa ocupa”

O principal na multinacional é a fiscalização. Para cada gasto, o funcionário tem que apresentar os recibos com nota fiscal. Os documentos são entregues, com uma justificativa formal, a seu superior, que o analisa e decide se aprova. Em seguida, os recibos são enviados para o setor de contabilidade, que faz nova verificação.

— O gasto tem que ser compatível com a função que a pessoa ocupa. Não faz sentido um funcionário de um setor técnico de manutenção pagar almoço para cliente. Já alguém que trabalha em atendimento certamente terá este tipo de gasto — explica um funcionário, que tem o cartão e também preferiu não se identificar.

Na empresa dele, até gastos com presentes para clientes são permitidos, desde que justificados. O funcionário de relações públicas pode comprar vários brindes para clientes. Mas há um orçamento que deve ser cumprido, com limite de gastos para cada setor. A cada quatro meses, uma auditoria externa analisa as despesas.

— Como temos ações negociadas em várias bolsas, qualquer deslize pode virar um escândalo e mexer com os papéis no mercado. A política de gastos do cartão corporativo está disponível na intranet e todos os funcionários, até aqueles que não têm o benefício, podem consultá-la — diz o executivo.

No caso de viagens, algumas empresas dão ao funcionário a opção de pegar a verba de adiantamento ou usar o cartão, e vetam o uso simultâneo dos dois, exceto em caso de emergências. O executivo da empresa de energia conta que, por uma falha da agência de viagens, sua reserva de vôo não foi confirmada. Como ele precisava ir uma reunião, comprou a passagem com o cartão e depois justificou o gasto na empresa, anexando carta da agência assumindo a falha.

Junto com o cartão corporativo, os funcionários de empresas privadas recebem as normas de utilização e as punições para descumprimento das regras. A mais básica delas é a obrigação de ressarcir a empresa em caso de gastos indevidos. Em geral, na primeira ocorrência de uso indevido do cartão, além de devolver o dinheiro, o funcionário recebe uma advertência e uma nova cópia das regras. A partir da segunda vez, as punições ficam mais graves, indo da perda do cartão corporativo até a demissão.

* Do O Globo Online