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Nota Fiscal Eletrônica promete revolucionar Contabilidade Tributária

Uma revolução digital está acontecendo na tecnologia da informação com a implantação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), o que interfere diretamente na Contabilidade. A vida das empresas, em nível nacional, será impactada por uma verdadeira mudança em relação à emissão de nota fiscal, trazendo integração entre as Administrações Tributárias federal, estadual e municipal. Com a adoção da escrituração digital surge uma grande discussão referente aos benefícios esperados com a implantação desse novo modelo de escrituração, e o problema a ser abordado neste artigo é: quem de fato será beneficiado com o projeto da NF-e: o Fisco ou as empresas?

A Tecnologia da Informação, juntamente com a Contabilidade, permitiu que fossem dadas novas características às transações e análises econômicas e financeiras das empresas, com a introdução de novos modelos gerenciais, fazendo com que, atualmente, a Contabilidade possa utilizar-se de documento eletrônico que oferece mais rapidez e agilidade no trânsito das informações.

O projeto da Nota Fiscal Eletrônica foi inspirado num modelo chileno. Teve início em abril de 2005, no Encontro Nacional de Administradores Tributários Estaduais (ENCAT). Consiste na implantação de um modelo nacional de documento fiscal eletrônico que vem substituir a sistemática atual de emissão do documento fiscal em papel. A NF-e tem validade em todos os estados brasileiros e substituirá as Notas Fiscais Modelos 1 e 1-A em todas as hipóteses previstas na legislação em que esses documentos possam ser utilizados.

A NF-e reduz drasticamente custos com formulários contínuos e obrigações acessórias, mas traz outras implicações que não se resumem em emissões eletrônicas, e sim em um processo maior, o Sistema Público de Escrituração Digital - SPED, que praticamente permite à Administração Pública acompanhar online a atividade fiscal do contribuinte, o que extingue a prática comum de ajuste de balanços e estoques. Esta nova sistemática de escrituração fiscal irá unificar informações fiscais dos contribuintes obrigados, substituindo a escrituração de livros fiscais no formato físico, trazendo uma surpresa já no primeiro momento: o cruzamento de entradas e saídas nos últimos cinco anos, revelando o inventário real do contribuinte.
Teremos então e-entradas, e-saídas, e-inventário e e-lalur, enfim, uma contabilidade totalmente digital e online. O sistema extingue a Autorização para Impressão de Documentos Fiscais (AIDF), que é a autorização para o contribuinte confeccionar blocos ou formulários contínuos de Nota Fiscal, mas, na prática, a cada emissão de nota fiscal haverá o acompanhamento do Fisco. Verdadeiro Big Brother Fiscal.

O SPED, numa análise maior, permite que o contabilista se modernize e se capacite em relação à nova tecnologia, tendo, portanto, mais tempo para atuar como parceiro de negócio da empresa, com visão crítica da atividade que realiza.
As vantagens para as empresas com a NF-e são: redução de custos de impressão, aquisição de papel, envio de documento fiscal, armazenagem de documentos fiscais; eliminação de digitação de notas fiscais; redução de erros de escrituração e simplificação de obrigações acessórias, e dispensa de AIDF. Por outro lado, as desvantagens também existem: gastos com impressão do DANFE e investimentos com equipamentos de informática para adaptação do sistema. Não existe hoje agilidade no processo de escrituração do DANFE, portanto, o retorno financeiro será possível apenas em longo prazo e o tempo de emissão da NF-e não será menor do que o tempo gasto com a nota em papel.

Para o Fisco, as vantagens são o aumento na confiabilidade da Nota Fiscal, a melhoria no processo de controle fiscal, a redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização e a inibição de atos ilícitos fiscais. Mas o Fisco também esbarra com a falta de estrutura de hardware, comunicação e software.

O investimento em tecnologia é essencial para garantir o pleno funcionamento do novo processo de contabilidade tributária e a NF-e é apenas o primeiro passo para a modernização principalmente das pequenas e médias empresas, já que o investimento em softwares de gestão, além de agilizar este processo, permite o controle e o gerenciamento completo de todos os processos e departamentos da empresa.
Segundo Fábio Vieira, diretor da APEC (Associação dos Escritórios Contábeis do Brasil), este novo processo de escrituração fiscal muda também o trabalho do Contador, que precisa estar sempre atualizado em relação à legislação tributária, aumentando cada vez mais suas responsabilidades no gerenciamento da atividade, que deixa para trás os talões de notas fiscais em papel e dá espaço ao registro da operação por meio do processamento eletrônico e online dos dados. Ele aconselha que as empresas invistam em um sistema de gestão empresarial onde o Contador possa ter acesso às informações em tempo real dentro ou fora do escritório do cliente.

Vale ressaltar, como conclusão, que, como o projeto ainda não é obrigatório em todos os segmentos, estão previstos benefícios a princípio para o Fisco e, em longo prazo, para as empresas. Mas o primeiro passo já foi dado. Estamos caminhando, empresa e Fisco, para uma modernização importante na Contabilidade Tributária no Brasil, com benefícios de redução de custos e agilidade operacional e de processos, que esperamos revolucionar as nossas operações comerciais.

*Marcio Sanson, diretor da Uno Soluções Integradas
www.unosolucoes.com.br

Nota Fiscal Eletrônica

Nota fiscal eletrônica traz novos desafios à gestão
Gazeta Mercantil - 22/4/2009

Nos últimos meses, a nota fiscal eletrônica é tema recorrente nas empresas que comercializam produtos no Brasil. É a bola da vez, prioridade zero, seja qual for o tamanho e segmento de atuação. Não há como ficar de fora do projeto de modernização fiscal do governo federal. Regra válida, claro, para aqueles que cumprem com os deveres tributários.

A mudança é realmente inevitável e abrangente. Mas a migração do papel para o modelo digital é bem mais que um assunto tecnológico. Afeta por completo a rotina da operação comercial, dos processos logísticos e administrativos. Estamos estabelecendo um paradigma no país. Aos poucos, os documentos eletrônicos desenham o novo sistema tributário do Brasil. Nesse momento, estamos passando por uma travessia chamada adaptação. E algumas empresas estão mais suscetíveis do que outras.

Por falta de informação e orientação, empresários e profissionais experientes se surpreendem com as mudanças implícitas na adoção obrigatória da nota fiscal eletrônica. Por trás da eliminação do documento em papel, há um emaranhado de detalhes. E o preço para quem tropeça na implementação pode sair caro. Isso se aplica quanto ao abastecimento logístico. É que, com o processo de emissão da nota totalmente eletrônico, se os dados não estiverem 100% compatíveis com os campos pré-estabelecidos, a nota não é gerada. Será necessário parar e checar qual o erro e corrigi-lo. Nesse caso, o que deveria durar segundos pode demorar horas.

Sem gerar a nota eletrônica, o caminhão não sai do pátio. Fica lá, parado, esperando. Imaginemos uma companhia de cimento. Depois de encher o caminhão, a empresa precisa chegar ao seu destino em menos de duas horas antes que o produto endureça. No caso de um problema na emissão das notas, essa empresa tem três opções: jogar fora o cimento, correr o risco de perder também o caminhão ou liberar o caminhão sem a nota. As três são inapropriadas e trazem prejuízo.

Antes, a companhia só corria o risco de ser multada se o fiscal batesse à porta. Agora, tudo é informado à Secretaria da Fazenda no exato momento da emissão. Possíveis falhas tornam-se evidentes. Além de gerenciar a emissão das notas, há outras questões a atentar. No modelo eletrônico, não há mais talonário em papel. Mas permanece a regra de se guardar as informações por seis anos. Sua empresa sabe onde vai armazenar esses dados? Como? Qual o grau de segurança? Quem está responsável pelo controle? Esses são alguns dos questionamentos necessários.

Para as corporações, as mudanças são absorvidas pelas equipes internas, envolvendo tecnologia, contabilidade, logística e áreas afins. Mas nas pequenas e médias empresas ou naquelas que emitem poucas notas por mês, não há como distribuir as tarefas. A crítica missão de se adaptar cabe a um ou dois funcionários, apenas. Para enfrentar a desvantagem tecnológica e a falta de infraestrutura interna, considere a possibilidade de contratar um serviço terceirizado.

O investimento com a migração para o modelo eletrônico é fato. Resta saber qual a melhor forma de fazê-lo. Observe que existem no mercado soluções para todos os tamanhos de negócio. Se sua empresa está se preparando para adotar a NF-e é preciso avaliar o custo de internalizar o desenvolvimento do sistema com o de terceirizar a solução completa: sistema de emissão e gerenciamento, hardware de segurança e armazenamentos das notas fiscais pelo prazo de seis anos. Se a opção for terceirizar, a companhia paga de acordo com o volume de notas fiscais emitidas, mensalmente, e não precisa se preocupar com a operação e infra-estrutura.

A nota fiscal eletrônica traz mudanças que envolvem tecnologia, processos e pessoas. Assim, seja qual for a solução escolhida o mais importante neste momento é preciso estar atento aos prazos estipulados pelo governo. Afinal, é fundamental que haja tempo suficiente para implementar as soluções e não ocorram "surpresas" de última hora.

(Gazeta Mercantil/Caderno C - Pág. 3)(Marco Zanini - Marco Zanini é diretor geral da NFe do Brasil)

Nota Fiscal Eletrônica

Empresas ainda não estão preparadas para implementar escrituração digital
Valor Econômico - 27/3/2009

Empresas de diversos setores que serão obrigados a aderir ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), criado para informatizar e interligar a arrecadação de tributos no país e formado pela nota fiscal eletrônica (NF-e), pelo Sped Fiscal e pelo Sped contábil, ainda não estão preparadas para isso. Uma pesquisa realizada pela consultoria Everis Brasil com 88 empresas que estão entre as 500 maiores do país mostra que apenas metade delas concluiu o projeto de implantação da nota fiscal eletrônica, apenas cerca de 11% terminaram a implantação do Sped fiscal e aproximadamente 10% finalizaram o Sped contábil - dentre as razões apontadas para o atraso, está a contenção de custos em meio à crise mundial.

Até abril, quase 30 mil empresas devem implantar o Sped fiscal, que unificará as informações fiscais dos contribuintes de ICMS e de IPI, transformando em virtual a escrituração em livros fiscais. Também em abril, 25 setores já estarão obrigados a emitir notas fiscais eletrônicas - até setembro, serão 54. E até junho, empresas que apuram tributos pelo sistema do lucro real e que possuem um acompanhamento diferenciado da Receita Federal do Brasil devem aderir ao Sped contábil, que visa substituir os registros contábeis em livros para equivalentes em arquivos digitais - para as demais empresas, o prazo é junho de 2010.

A pesquisa da Everis dividiu o andamento do projeto de implantação dos três pilares do Sped em quatro estágios: estudo, implementação, homologação e conclusão. As empresas que estão mais à frente na adesão à nota fiscal eletrônica são as que primeiro foram obrigadas a aderir ao sistema ou estão em vias de fazê-lo - e os setores mais avançados são o químico e automotivo. Já o ramo de papel e celulose, que está obrigado a emitir a nota eletrônica a partir de setembro, possui apenas 33,34% dos projetos concluídos e, do restante, metade está em fase de estudo e metade em processo de homologação. No setor de siderurgia, que deve aderir em abril à nota eletrônica, somente 50% das empresas pesquisadas já o fizeram de forma definitiva, enquanto 16% estão em fase de homologação e o restante ainda se encontra nas fases iniciais. "Há um alto risco de descumprimento no setor", diz Nelson Wilson, sócio responsável da Everis Brasil. Para Wilson, a crise econômica mundial agravou o cenário de adesão ao Sped, pois muitas empresas entraram em processo de contenção de gastos e acabaram deixando os investimentos no projeto para a última hora. "A baixa qualidade dos dados das empresas tem sido um grande problema da adesão ao Sped", afirma.

Em alguns casos apontados pela pesquisa, é possível supor uma relação direta entre o avanço na implementação da nota fiscal eletrônica e do Sped fiscal e contábil - por exemplo, na indústria automotiva, na qual metade das companhias entrevistadas está em fase de homologação de ambos. No setor de saúde, foram pesquisados grandes hospitais do Estado de São Paulo que aderiram desde cedo à nota fiscal paulista, e todos eles estão em fase de homologação do Sped fiscal e contábil. Já a totalidade das empresas do setor de máquinas e equipamentos - que apresentou percentual nulo quanto à implementação concluída da nota eletrônica - ainda está nas primeiras fases do Sped fiscal e contábil. O atraso ocorre também nas empresas de papel e celulose, setor em que 66% das pesquisadas encontram-se ainda em fase de estudo para o Sped fiscal e contábil. Pela pesquisa, 33% delas já aderiu à nota eletrônica. Segundo Willian Ferraz de Almeida, gerente da Everis, a relação é natural, pois as empresas que já aderiram à nota eletrônica estão melhor preparadas para recepcionar os outros sistemas, tendo em vista que os dados já estariam nos moldes exigidos pela Receita Federal.

A reivindicação de muitas empresas que estão com dificuldades na implementação do Sped fez com que a Receita acenasse com a possibilidade de adiar o prazo de adesão ao Sped fiscal. De acordo com Carlos Oda Sussumu, gerente do projeto Sped na Receita Federal, o tema está na pauta de uma reunião que se realizará na semana que vem entre os secretários de Fazenda estaduais. Mas Sussumi deixa claro que está fora de cogitação estender o prazo para a adesão à nota eletrônica e ao Sped contábil.


Liminar adia prazo de nota eletrônica
Valor Econômico - 27/3/2009

Algumas empresas que estão na berlinda para se adequar à nota fiscal eletrônica (NF-e), um dos três pilares do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), criado em janeiro de 2007 para tornar virtual toda a escrituração fiscal e contábil das empresas e interligar as três esferas fiscais da administração pública, estão arrumando estratégias jurídicas para tentar adiar o prazo de adesão. Em uma primeira liminar que se tem notícia sobre o tema, o juiz prorrogou o prazo de uma empresa do setor químico de 1º de abril - quando diversos setores terão que se adequar à exigência no Estado de São Paulo - para 1º de setembro. Outras empresas de diversos Estados já entraram com pedidos administrativos para prorrogar a obrigatoriedade de emissão de notas eletrônicas.

O prazo de adesão à nota fiscal eletrônica depende do segmento e do Estado em que a empresa está localizada. No caso da liminar concedida pela Justiça, a empresa que a obteve foi notificada pessoalmente no início de março para aderir obrigatoriamente ao sistema em abril. Porém, segundo seu advogado, Alexandre Favero Marcos, do escritório LFFP Advogados, a inclusão da companhia nesse prazo não seria correta, já que a descrição da atividade da empresa química não constava expressamente no anexo da Portaria nº 162, de 2008, da Coordenadoria de Administração Tributária (CAT) da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo - norma que disciplinou as atividades e os prazos para emissão obrigatória da notas fiscais eletrônicas paulistas. Com isso, ele argumentou na Justiça que a empresa não teve tempo hábil para se preparar para a emissão eletrônica das notas, já que tinha certeza que não seria obrigada a aderir em abril. Também frisou que a empresa, por ser de grande porte, teria, obrigatoriamente, que cotar, testar compatibilidade e ainda adquirir, por um valor superior a R$ 50 mil, e em menos de um mês, um software que permitisse a emissão das notas, já que o programa gratuito disponível no site da Fazenda paulista para a emissão das notas é direcionado apenas para micro e pequenas empresas. Para o advogado, a liminar é "relevantíssima, pois aplica o princípio da razoabilidade, além de não causar qualquer prejuízo ao fisco paulista, já que a empresa não se negou a emitir a nota fiscal eletrônica, apenas necessita de um prazo factível para cumprimento da obrigação".

Outra via encontrada pelas empresas na mesma situação para prorrogar o prazo de adesão ao sistema é a administrativa. Só o escritório Gaia, Silva, Gaede & Associados assessora mais de dez empresas em casos como esse. Uma das opções, nesse caso, segundo o advogado Nereu Ribeiro Domingues, responsável pela área do Sped no escritório, tem sido a de entrar com um processo de consulta na Receita Federal do Brasil - assim a exigência da emissão da nota fiscal eletrônica fica suspensa até que o fisco se manifeste a respeito. Essa é uma boa via, na opinião de Domingues, para os casos em que a empresa está sendo obrigada a adotar a nota eletrônica por ter praticado uma atividade listada no normativo estadual, mas que represente uma fatia insignificante do total de atividades praticadas por ela e que têm outro prazo de adesão. Já há casos mais simples de empresas que colocam em seu objeto social uma atividade mais geral do que a que realmente praticam ou ainda que registram o máximo de atividades possíveis - algumas nem praticadas - e uma delas fica enquadrada no prazo estipulado pelo Estado, sem que seja a principal. Nessa situação, diz o advogado, se o cadastro não estiver condizente com a atividade da empresa, a recomendação é alterá-lo.

O gerente do projeto Sped na Receita Federal do Brasil, Carlos Oda Sussumu, no entanto, adianta que se a empresa se adequar a qualquer uma das atividades estabelecidas pelos Estados para aderir à nota fiscal eletrônica, ela está obrigada a aderir. Ele também não cogita o adiamento dos prazos de adesão à nota fiscal eletrônica por abalos financeiros gerados por conta da crise, já que não houve nenhuma empresa paralisada por conta da implantação da nota fiscal. Até porque, segundo ele, há softwares de secretarias da Fazenda estaduais disponíveis - usados por 37% das empresas de pequeno porte que já usam a nota eletrônica.

Nota Fiscal Eletrônica

Nota eletrônica avança nas empresas
11 January 2009
O Globo - 29
Número de firmas adotando o sistema vai quadruplicar este ano, para 50 mil
Henrique Gomes Batista

BRASÍLIA. O ano de 2009 deverá ser marcado pelo uso massificado da Nota Fiscal Eletrônica. Segundo a Receita Federal, o total de empresas que utilizam a ferramenta vai quadruplicar: passará das atuais 12 mil para 50 mil firmas até o fim do ano. Isso deverá trazer agilidade e economia para empresas e para o Fisco, tanto na fiscalização, quanto no armazenamento dos documentos. Além disso, a nota auxiliará o combate à sonegação.
— Ao fim de 2009, empresas que representam 80% da arrecadação federal estarão utilizando a nota eletrônica — disse Carlos Sussumu Oda, da coordenação-geral de Fiscalização da Receita Federal.
O governo comemora. Segundo Sussumu, a agilidade no cruzamento de dados e na identificação do produto por toda a cadeia aumenta de forma significativa. Ele, contudo, não se arrisca a informar quanto poderá deixar de ser sonegado com o instrumento, que, na verdade, possui todas as características da nota fiscal tradicional, porém não utiliza papel.
— Além do combate à sonegação, ganhamos na diminuição de erros de preenchimento da nota. Se alguém infortunadamente incluir um número errado, o documento não é aceito — explica.
Adesão das empresasse dará por setores
Isso porque a nota eletrônica funciona em um sistema seguro, baseado em certificação digital. Assim é possível ter certeza absoluta da origem do documento. Caso um produto passe por uma cadeia econômica grande, todas as informações anteriores seguem eletronicamente no documento fiscal. Dessa forma, são evitadas fraudes, como notas frias ou o uso de uma única nota fiscal para passar o mesmo produto diversas vezes pela divisa de um estado, por exemplo.
Em um primeiro momento, o documento está sendo usado apenas para a Nota Fiscal modelos 1 e A1. Isso significa que a nota da padaria ou de uma loja de roupas não será afetada imediatamente, por utilizar o modelo 2, o mais simples, ou os cupons fiscais. A nota eletrônica só poderá ser utilizada em substituição à nota mais completa, entre empresas que geram crédito tributário. O consumidor, em geral, só tem acesso a esse tipo quando compra um carro zero quilômetro, por exemplo.
O esperado aumento de firmas participantes do projeto este ano ocorrerá porque o governo decidiu implementá-lo de forma gradual, por setores. O processo começou em abril de 2008, com fabricantes de cigarros e distribuidoras de combustíveis, por exemplo, de um total de cinco setores. Setembro marcou o ingresso das montadoras e outros oito setores.
Em abril de 2009, outros 27 setores vão aderir obrigatoriamente ao procedimento, como fabricantes de garrafas de vidro e PET, de tintas e de álcool. Em setembro mais 54 setores, inclusive fabricantes de jóias, concessionárias de veículos, fabricantes de fertilizantes, cosméticos, mídias virgens (CDs, DVDs) e tubos e conexões de PVC.
As empresas também se beneficiam. Elas conseguem integrar melhor seus sistemas, passar de forma mais rápida pelas divisas estaduais e, principalmente, podem desativar enormes galpões para o armazenamento das notas em papel. Segundo Newton Oller, coordenador de Modernização da Secretaria de Fazenda do Estado de São Paulo, no total 1.800 empresas paulistas já emitiram mais de 16 milhões de NFEs.
— Começamos esse processo em abril, quando a Nota Fiscal Eletrônica passou a ser obrigatória para 850 empresas. Ou seja, cerca de mil empresas se anteciparam ao calendário e já estão no novo sistema — diz Oller.
‘Quem paga impostosem dia quer nota eletrônica’
Empresas também economizarão em gastos corriqueiros:
— A dispensa do papel favorece economias com o serviço do motoboy, que cada vez mais consome parte dos orçamentos das empresas nas cidades grandes — exemplifica Nivaldo Cleto, sócio da Clássico Consultoria, Auditoria e Tecnologia Contábil, de São Paulo, e membro do Grupo Nacional da Massificação da Certificação Digital.
Segundo ele, as empresas ganham eficiência indireta com a ferramenta, pois as pequenas firmas tendem a largar a velha burocracia do papel e estabelecer padrões eletrônicos de contabilidade. Cleto lembra que muitas empresas começaram a brigar para que seus setores sejam incluídos na nota. Segundo ele, o objetivo é acabar com a concorrência predatória:
— Quem paga impostos quer a nota eletrônica para que eventuais concorrentes que fraudam o Fisco passem a pagar impostos, equilibrando o mercado.
Outra vantagem conferida com a nota é a permissão para que empresas com diversas filiais usem apenas um único certificado, pois o que vale é a chamada base do CNPJ, que são os primeiros números registrados. O governo de São Paulo colocou à disposição das empresas, gratuitamente, um programa de emissão de Nota Fiscal Eletrônica, o que reduz ainda mais os custos de modernização.